利用申請・利用の流れについて
【重要なお知らせ】
施設予約の方法、利用申請書様式をリニューアルしました！
施設予約の際は、下記の手順に沿ってお手続きください。また令和７年度以降に申請する予約は、必ず「共催研修申請書様式2025」をご利用ください。皆様のご理解・ご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願いいたします。 （令和7年3月14日（金）更新）
(1) 利用状況の確認・申請
①以下をクリックし、申請予約ページへアクセスする。
②予約予定月を選択し、日付・時間帯・予約したい部屋の空き状況を確認する。
③「予約可」となっていることを確認し、右列の「この日を予約」をクリック。
④メールアドレス確認画面で申請者のメールアドレスを入力後、「送信」ボタンを押下。
⑤info@kobaton-med.jpより届いたメールを開き、申請ページURLをクリック。
（URL有効期限：2時間）
⑥必要箇所へ入力し、共催研修申請書（Excel）をアップロードする。
※申請書以外にも、下記補足資料の提出が必要です。こちらについては、a3560-02@pref.saitama.lg.jpにメール送付してください。
◆研修内容がわかる資料（チラシ、パンフレット等あれば）
◆初めて当センターを利用する場合：申請団体の概要が分かる資料
◆有料の研修を開催する場合：収支明細表
※必要書類がすべて揃ってから承認手続きを行います。また申請許可まで約１ヶ月ほどお時間をいただきます。予めご了承ください。
- 利用申込受付期間
- 【先行予約期間】
-
利用日の属する月の1年1か月前の月の1日～20日の間
（例：2020年4月16日利用希望の場合は、2019年3月1～20日に申請） - 【通常予約期間】
- 利用日の1年前から3か月前の日の間
(2) 利用の可否の決定
センターで申請書類の審査の後、利用決定を行います。
利用決定した場合、センターから電子メールにより「利用決定通知」及び「誓約書」をお送りします。
※利用者が県内の医療従事者でない、利用内容が医療従事者の知識及び技術の向上に資する研修でない場合等は、利用をお断りすることもございます。
- 【利用決定の優先順位】
-
- ①先行予約期間の申請
- 申請書の申込み順に審査が終わり次第、利用決定を通知します。
- 利用日等が重複した場合は、以下の方法により、事務局で調整し、利用許可を決定します。
- （ア）利用希望日による調整（申請書に記載された第１希望、第２希望の日程の範囲で調整します。）
- （イ）利用する部屋の調整（少人数にもかかわらず広いスペースの部屋を希望された場合は、規模に応じた部屋に調整します。）
- （ウ）利用期間及び利用時間の調整 （利用期間や利用時間の短縮等により調整します。）
- a シミュレータ機器等を利用しなければ実施できない研修
- b 新人向け研修などの季節性のある研修
- c 複数の医療機関が合同で実施する研修
- ②通常予約期間の申請
- 申請書の申込み順に審査が終わり次第、利用決定を通知します。
(3) 利用後の手続き
利用日から７日以内に、施設利用実績報告書を提出してください。
